About Us
Berapa banyak waktu yang Anda habiskan dalam rapat? Empat jam seminggu, sepuluh, dua puluh? Jumlah waktu meeting meningkat dan semakin banyak peserta rapat frustrasi oleh kurangnya efektivitas dalam waktu yang dihabiskan dalam peserta menggambarkan keadaan meeting dan hotel cilotoindahpermai di organisasi mereka sebagai "pesta meeting".
Kebenaran dari masalah ini adalah bahwa banyak organisasi sangat bertaruh pada janji sinergi, janji menyatukan orang untuk mengangkat, mengatasi dan menyelesaikan masalah. Secara default, organisasi sangat bertaruh pada meeting.
Terlepas dari semakin pentingnya peran yang dimainkan rapat dalam organisasi "real-time" hari ini, rapat dan orang-orang yang hadir di meeting itu sangat menderita.
Selain memberikan pelatihan dalam menjalankan meeting yang efektif, sifat bisnis kami mengharuskan kami untuk merancang rapat, seminar, dan lokakarya yang kompleks. Artikel ini difokuskan untuk membantu Anda meningkatkan meeting yang ada dan membuatnya lebih efektif. Langkah-langkah yang akan saya uraikan juga dapat digunakan untuk merencanakan meeting baru atau "satu kali".
Cara mudah untuk membuat ulang dan mendapatkan kembali rapat Anda adalah dengan sengaja merancang rapat yang Anda butuhkan. Ini dapat dicapai dengan memperlakukan setiap meeting sebagai proses yang harus dirancang untuk mencapai hasil / keluaran spesifik. Untuk melakukan ini, kami menggunakan alat Input, Process, Outcome (IPO). Menerapkan alat ini untuk meningkatkan rapat membutuhkan langkah-langkah berikut:
1. Tetapkan ulang hasil untuk meeting tersebut.
2. Pilih dan cocokkan nada umum untuk
proses meeting dengan hasil baru di atas.
3. Identifikasi kendala yang kemungkinan akan berdampak pada meeting.
4. Mendesain ulang proses meeting untuk mencapai
hasil dan mengakomodasi kendala.
5. Tetapkan, bangun dan kumpulkan input ke meeting untuk "memberi makan" proses dan mencapai
hasil yang diinginkan.
6. Memfasilitasi dan menjalankan meeting baru.
1. Tetapkan ulang hasil untuk meeting tersebut.
Dalam merancang meeting baru, atau mendesain ulang meeting yang sudah ada, kami selalu memulai pada hasil akhir. Di bawah ini adalah beberapa contoh hasil yang dapat dan harus dirancang untuk memuaskan meeting:
o Untuk mengkomunikasikan informasi, untuk berbagi data, informasi, dan konsep.
o Untuk menginstruksikan, melatih atau mendidik
o Untuk mendapatkan komitmen dan / atau dukungan
o Untuk memperkuat atau memperkuat kerja tim dan
kolaborasi
o Untuk mendapatkan kepatuhan, untuk menegakkan prosedur r protokol
o Untuk meminta ide, berkonsultasi atau mendapatkan saran
o Untuk merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan di sekitar
keputusan yang telah dibuat
o Untuk mengidentifikasi bidang masalah dan kekhawatiran
o Untuk memecahkan masalah
o Untuk membuat keputusan
Ketika meninjau kembali, mendefinisikan kembali, dan memprioritaskan hasil meeting, apa yang akan Anda jalani, adalah langkah yang paling penting. Pastikan untuk melibatkan orang lain dalam mendefinisikan hasil ini (bertemu peserta dan pemangku kepentingan untuk mendapatkan perspektif mereka tentang hasil apa yang penting bagi mereka.) Menentukan dan memprioritaskan hasil membantu untuk menginformasikan proses dan juga input dari meeting Anda. Menentukan dan memprioritaskan hasil juga akan membantu Anda tetap di jalur selama meeting Anda. Dan, jika aksioma militer "Tidak ada rencana yang selamat dari pertunangan pertama" atau Hukum Murphy mengambil alih, Anda lebih cenderung memiliki kepercayaan diri dan penilaian untuk menyesuaikan proses Anda "pada saat ini", tetap fokus dan berakhir dengan hasil Anda puas.
2. Pilih nada untuk proses rapat.
Setelah hasil rapat Anda ditentukan, praktik yang baik untuk melakukan evaluasi tingkat tinggi dari persyaratan proses untuk meeting itu. Ini akan membantu mendefinisikan dan menggambarkan "nada" atau gaya dasar yang ingin Anda ikuti rapat. Pada titik ini Anda bertanya dan menjawab pertanyaan; Berdasarkan hasil yang disyaratkan, nada umum apa yang harus mengatur proses meeting saya? Ada empat nada dasar yang dapat diikuti oleh proses tersebut. Anda akan ingin mengidentifikasi nada, yang paling cocok dan paling sesuai dengan hasil meeting Anda. Membuat pilihan ini pada saat ini akan membantu Anda untuk mengevaluasi kendala, proses dan input nantinya.
Keempat nada proses meeting adalah:
o Kolaboratif: meeting dengan nada ini cenderung partisipatif, menarik, kepemimpinan dibagi, memperjelas dan berurusan dengan hubungan adalah penting, anggota belajar dari dan mengajar satu sama lain, konflik ditoleransi dan dianut. Nada proses meeting ini sangat cocok ketika hasil Anda terdiri dari hal-hal seperti: komitmen, kepemilikan, pengembangan tim, pengembangan pribadi, penghargaan dan tindakan lintas ketergantungan.
o Konklusif: Rapat dengan nada ini cenderung singkat, tugas / tindakan terfokus, cepat, mencapai dan menangani prioritas, akuntabilitas penting dan anggota mengambil arahan dari pemilik tugas. Nada proses meeting ini sangat cocok ketika hasil Anda terdiri dari hal-hal seperti: membuat keputusan, pertanggungjawaban, tindakan korektif, mengambil tindakan dan menciptakan rasa urgensi.
o Terkendali: Rapat dengan nada ini cenderung disengaja, fokus pada fakta, membahas dan menangani akar permasalahan, menyelesaikan masalah adalah penting dan anggota mengambil arahan dari para ahli, dll. Nada proses meeting ini sangat cocok ketika hasil Anda terdiri dari item seperti: menyelesaikan masalah, menyusun rencana, mengoordinasikan kegiatan dan menetapkan / menegakkan prosedur.
o Eksplorasi: Rapat dengan nada ini cenderung mengalir bebas, berfokus pada peluang, berorientasi pada kemungkinan daripada berorientasi pada keputusan, kreatif, toleran terhadap risiko, bersifat real-time dan cepat. Nada proses meeting ini sangat cocok ketika hasil Anda terdiri dari hal-hal seperti: memunculkan dan mengeksplorasi masalah, mendefinisikan peluang, manajemen pemangku kepentingan dan mengeksplorasi solusi kreatif atau novel untuk masalah yang berulang.
Memilih nada proses meeting Anda bukanlah operasi otak jadi jangan terjebak di sini. Cukup tentukan mode operasi mana yang paling "pas". Jika Anda tidak dapat menentukan dua nada proses rapat, nada utama dan bawahan, maka Anda mungkin perlu menerima kenyataan bahwa Anda sebenarnya berhadapan dengan dua rapat dan bukan satu. Jika demikian, hasil dari satu meeting harus menjadi input ke yang kedua.
Pertimbangan terakhir dan bukan tugas sederhana, adalah mendefinisikan kembali tujuan meeting. Pernyataan tujuan kalimat tunggal yang jelas mengartikulasikan alasan mengapa meeting ini ada. Pernyataan tujuan Anda akan mengaitkan titik akhir meeting Anda dan mengomunikasikan dengan jelas tentang semua meeting itu. Pernyataan tujuan harus menjadi hal pertama yang dibaca orang ketika meninjau agenda.
Pada titik ini, Anda harus jelas tentang hasil meeting dan memiliki beberapa pedoman umum mengenai nada optimal dari proses rapat Anda dan telah mendefinisikan kembali tujuan meeting.
3. Identifikasi kendala.
Rangkaian pertimbangan berikutnya yang perlu Anda tangani dalam menciptakan kembali dan mengklaim kembali meeting Anda adalah masalah kendala. Dalam pendekatan IPO untuk efektivitas meeting, kendala diwakili oleh kotak, atau parameter yang harus dioperasikan rapat. Kendala yang paling umum adalah waktu, tata ruang / tata ruang meeting, dan teknologi rapat. Kendala rapat sering salah dinilai atau tidak dipertimbangkan. Misalnya, ruang sempit yang panjang pasti akan menjadi kendala nyata jika Anda sebelumnya menentukan bahwa hasil Anda memerlukan nada proses meeting "kolaboratif". Ruangan yang sama ini benar-benar berfungsi untuk Anda, bukan melawan Anda seandainya Anda memutuskan bahwa hasil Anda membutuhkan nada proses meeting yang konklusif.
Pra-kerja, paket data, dan menerbitkan agenda sebelumnya adalah beberapa cara sederhana untuk mengakomodasi kendala dengan memanipulasi input. Banyak meeting gagal karena mereka ditakdirkan dari awal oleh kendala yang tidak dipertimbangkan. Sekali lagi, menentukan kendala yang akan memengaruhi meeting Anda akan menginformasikan proses dan masukan meeting Anda.
Harapkan konflik antara hasil yang Anda prioritaskan dan kendala yang akan memengaruhi meeting Anda. Ketegangan antara hasil dan kendala yang diinginkan baik. Ketegangan ini memaksa kita untuk berpikir kreatif tentang proses meeting yang paling efektif dan elegan.
4. Mendesain ulang proses meeting.
Pada titik ini dalam proses mendesain ulang, Anda harus memiliki: hasil yang jelas, nada rapat umum yang jelas, tujuan dan pemahaman yang jelas tentang kendala. Sekarang Anda perlu spesifik tentang bagaimana mendesain ulang proses meeting Anda untuk mencapai hasil tersebut dan mengakomodasi kendala Anda. Proses rapat pada dasarnya terdiri dari bagaimana Anda mengatur konten rapat, "apa" dan benar-benar melakukan rapat, "bagaimana". Pilihan Anda tentang bagaimana melakukan meeting harus mempertimbangkan sifat hubungan saat ini antara peserta dan langkah-langkah apa pun yang mungkin perlu Anda ambil untuk memengaruhi hubungan ini selama meeting. Dengan semua pekerjaan yang telah Anda lakukan, berpikir berbeda tentang proses meeting harus cukup intuitif. Agenda baru sekarang dalam rangka dan harus mencerminkan "apa" yang baru
Artikel berikutnya: "Memanfaatkan Rapat: Memfasilitasi Proses Rapat Anda Secara Efektif" akan didedikasikan khusus untuk melakukan meeting baru Anda yang lebih baik.
5. Tetapkan kembali input untuk rapat.
Apakah Anda menjalankan mobil Anda (proses) tanpa oli (input)? Semoga tidak. Ini juga berlaku untuk rapat. Agar proses rapat Anda yang baru didesain ulang berjalan lancar, proses baru itu akan membutuhkan input baru. Beberapa perubahan khas pada input yang mungkin dihasilkan dari pendesainan ulang meeting meliputi:
o Agenda baru, sering dikirim terlebih dahulu
o Catatan dan tindakan
rapat dari meeting sebelumnya
o Paket data dan atau informasi baru.
o Peserta baru
o Peralatan dan atau teknologi
meeting baru o Peran rapat baru ditetapkan untuk memfasilitasi proses meeting
o Tata letak ruang rapat baru
Mengubah peserta rapat dapat secara dramatis meningkatkan produktivitas dan rasa kepuasan secara keseluruhan dengan rapat. Ketika peserta rapat tidak tahu mengapa mereka ada di sana, tidak tahu mengapa orang lain ada di sana atau hanya terlibat dalam bagian-bagian dari meeting, mereka mempertanyakan fokus meeting. Dalam situasi yang tidak pasti ini beberapa peserta bereaksi dengan mundur dan menunggu meskipun mereka mungkin memiliki kontribusi penting untuk dilakukan. Di sisi lain, bagian lain dari peserta akan mengisi kekosongan dan memberikan kontribusi yang mungkin cenderung keluar jalur dan tidak sesuai dengan agenda. Perilaku ini mungkin merupakan gejala dari desain meeting yang buruk.
Pikirkan baik-baik peserta sebagai masukan dan bagaimana hubungan mereka satu sama lain mempengaruhi keseluruhan proses meeting dan hasil.
Jika input rapat tidak cukup puas memasuki rapat, Anda harus melakukan penyesuaian pada proses. Ini terutama berlaku untuk input seperti data dan kesiapsiagaan peserta. Jangan takut untuk menunda meeting jika input kritis ini tidak terpenuhi. Tindakan ini mengirimkan pesan yang jelas bahwa meeting itu penting dan tidak dapat diharapkan untuk mencapai hasil jika inputnya tidak ada. Penerapan cinta yang kuat dan bijaksana ini dapat membantu memutus siklus protokol meeting yang tidak produktif.
6. Fasilitasi meeting baru yang lebih efektif
Memfasilitasi meeting secara efektif adalah keterampilan yang dapat dipelajari. Dalam artikel selanjutnya, saya akan membahas perilaku, proses, alat, dan metode intervensi spesifik yang dapat Anda gunakan untuk melakukan meeting sempurna Anda dengan sempurna.
Ringkasan
Rapat sangat penting untuk organisasi "real-time" hari ini. Seringkali waktu, perilaku dan hasil meeting yang produktif dan tidak produktif dibangun oleh desain. Sayangnya, banyak meeting adalah urusan serampangan, dengan sedikit pemikiran ke depan, yang mengkonsumsi sebagian besar hari kerja tetapi tidak mencapai hasil yang diharapkan. Akibatnya, banyak orang di tempat kerja telah mengembangkan keengganan untuk rapat, menganggap mereka sebagai buang-buang waktu, suatu sikap yang sering menjadi pemuas diri. meeting yang dirancang dengan baik adalah proses sinergis yang akan menyatukan orang-orang kunci untuk mengangkat, mengatasi, dan memecahkan banyak masalah.
Namun, dengan menerapkan proses desain ulang meeting IPO, organisasi dapat membangun kesuksesan sejak awal. meeting yang dirancang dengan lebih baik memanfaatkan waktu yang dihabiskan dalam rapat dengan lebih produktif, dan banyak yang mendapati bahwa orang-orang mereka telah menjadi peserta dan kontributor yang lebih antusias.
Kebenaran dari masalah ini adalah bahwa banyak organisasi sangat bertaruh pada janji sinergi, janji menyatukan orang untuk mengangkat, mengatasi dan menyelesaikan masalah. Secara default, organisasi sangat bertaruh pada meeting.
Terlepas dari semakin pentingnya peran yang dimainkan rapat dalam organisasi "real-time" hari ini, rapat dan orang-orang yang hadir di meeting itu sangat menderita.
Selain memberikan pelatihan dalam menjalankan meeting yang efektif, sifat bisnis kami mengharuskan kami untuk merancang rapat, seminar, dan lokakarya yang kompleks. Artikel ini difokuskan untuk membantu Anda meningkatkan meeting yang ada dan membuatnya lebih efektif. Langkah-langkah yang akan saya uraikan juga dapat digunakan untuk merencanakan meeting baru atau "satu kali".
Cara mudah untuk membuat ulang dan mendapatkan kembali rapat Anda adalah dengan sengaja merancang rapat yang Anda butuhkan. Ini dapat dicapai dengan memperlakukan setiap meeting sebagai proses yang harus dirancang untuk mencapai hasil / keluaran spesifik. Untuk melakukan ini, kami menggunakan alat Input, Process, Outcome (IPO). Menerapkan alat ini untuk meningkatkan rapat membutuhkan langkah-langkah berikut:
1. Tetapkan ulang hasil untuk meeting tersebut.
2. Pilih dan cocokkan nada umum untuk
proses meeting dengan hasil baru di atas.
3. Identifikasi kendala yang kemungkinan akan berdampak pada meeting.
4. Mendesain ulang proses meeting untuk mencapai
hasil dan mengakomodasi kendala.
5. Tetapkan, bangun dan kumpulkan input ke meeting untuk "memberi makan" proses dan mencapai
hasil yang diinginkan.
6. Memfasilitasi dan menjalankan meeting baru.
1. Tetapkan ulang hasil untuk meeting tersebut.
Dalam merancang meeting baru, atau mendesain ulang meeting yang sudah ada, kami selalu memulai pada hasil akhir. Di bawah ini adalah beberapa contoh hasil yang dapat dan harus dirancang untuk memuaskan meeting:
o Untuk mengkomunikasikan informasi, untuk berbagi data, informasi, dan konsep.
o Untuk menginstruksikan, melatih atau mendidik
o Untuk mendapatkan komitmen dan / atau dukungan
o Untuk memperkuat atau memperkuat kerja tim dan
kolaborasi
o Untuk mendapatkan kepatuhan, untuk menegakkan prosedur r protokol
o Untuk meminta ide, berkonsultasi atau mendapatkan saran
o Untuk merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan di sekitar
keputusan yang telah dibuat
o Untuk mengidentifikasi bidang masalah dan kekhawatiran
o Untuk memecahkan masalah
o Untuk membuat keputusan
Ketika meninjau kembali, mendefinisikan kembali, dan memprioritaskan hasil meeting, apa yang akan Anda jalani, adalah langkah yang paling penting. Pastikan untuk melibatkan orang lain dalam mendefinisikan hasil ini (bertemu peserta dan pemangku kepentingan untuk mendapatkan perspektif mereka tentang hasil apa yang penting bagi mereka.) Menentukan dan memprioritaskan hasil membantu untuk menginformasikan proses dan juga input dari meeting Anda. Menentukan dan memprioritaskan hasil juga akan membantu Anda tetap di jalur selama meeting Anda. Dan, jika aksioma militer "Tidak ada rencana yang selamat dari pertunangan pertama" atau Hukum Murphy mengambil alih, Anda lebih cenderung memiliki kepercayaan diri dan penilaian untuk menyesuaikan proses Anda "pada saat ini", tetap fokus dan berakhir dengan hasil Anda puas.
2. Pilih nada untuk proses rapat.
Setelah hasil rapat Anda ditentukan, praktik yang baik untuk melakukan evaluasi tingkat tinggi dari persyaratan proses untuk meeting itu. Ini akan membantu mendefinisikan dan menggambarkan "nada" atau gaya dasar yang ingin Anda ikuti rapat. Pada titik ini Anda bertanya dan menjawab pertanyaan; Berdasarkan hasil yang disyaratkan, nada umum apa yang harus mengatur proses meeting saya? Ada empat nada dasar yang dapat diikuti oleh proses tersebut. Anda akan ingin mengidentifikasi nada, yang paling cocok dan paling sesuai dengan hasil meeting Anda. Membuat pilihan ini pada saat ini akan membantu Anda untuk mengevaluasi kendala, proses dan input nantinya.
Keempat nada proses meeting adalah:
o Kolaboratif: meeting dengan nada ini cenderung partisipatif, menarik, kepemimpinan dibagi, memperjelas dan berurusan dengan hubungan adalah penting, anggota belajar dari dan mengajar satu sama lain, konflik ditoleransi dan dianut. Nada proses meeting ini sangat cocok ketika hasil Anda terdiri dari hal-hal seperti: komitmen, kepemilikan, pengembangan tim, pengembangan pribadi, penghargaan dan tindakan lintas ketergantungan.
o Konklusif: Rapat dengan nada ini cenderung singkat, tugas / tindakan terfokus, cepat, mencapai dan menangani prioritas, akuntabilitas penting dan anggota mengambil arahan dari pemilik tugas. Nada proses meeting ini sangat cocok ketika hasil Anda terdiri dari hal-hal seperti: membuat keputusan, pertanggungjawaban, tindakan korektif, mengambil tindakan dan menciptakan rasa urgensi.
o Terkendali: Rapat dengan nada ini cenderung disengaja, fokus pada fakta, membahas dan menangani akar permasalahan, menyelesaikan masalah adalah penting dan anggota mengambil arahan dari para ahli, dll. Nada proses meeting ini sangat cocok ketika hasil Anda terdiri dari item seperti: menyelesaikan masalah, menyusun rencana, mengoordinasikan kegiatan dan menetapkan / menegakkan prosedur.
o Eksplorasi: Rapat dengan nada ini cenderung mengalir bebas, berfokus pada peluang, berorientasi pada kemungkinan daripada berorientasi pada keputusan, kreatif, toleran terhadap risiko, bersifat real-time dan cepat. Nada proses meeting ini sangat cocok ketika hasil Anda terdiri dari hal-hal seperti: memunculkan dan mengeksplorasi masalah, mendefinisikan peluang, manajemen pemangku kepentingan dan mengeksplorasi solusi kreatif atau novel untuk masalah yang berulang.
Memilih nada proses meeting Anda bukanlah operasi otak jadi jangan terjebak di sini. Cukup tentukan mode operasi mana yang paling "pas". Jika Anda tidak dapat menentukan dua nada proses rapat, nada utama dan bawahan, maka Anda mungkin perlu menerima kenyataan bahwa Anda sebenarnya berhadapan dengan dua rapat dan bukan satu. Jika demikian, hasil dari satu meeting harus menjadi input ke yang kedua.
Pertimbangan terakhir dan bukan tugas sederhana, adalah mendefinisikan kembali tujuan meeting. Pernyataan tujuan kalimat tunggal yang jelas mengartikulasikan alasan mengapa meeting ini ada. Pernyataan tujuan Anda akan mengaitkan titik akhir meeting Anda dan mengomunikasikan dengan jelas tentang semua meeting itu. Pernyataan tujuan harus menjadi hal pertama yang dibaca orang ketika meninjau agenda.
Pada titik ini, Anda harus jelas tentang hasil meeting dan memiliki beberapa pedoman umum mengenai nada optimal dari proses rapat Anda dan telah mendefinisikan kembali tujuan meeting.
3. Identifikasi kendala.
Rangkaian pertimbangan berikutnya yang perlu Anda tangani dalam menciptakan kembali dan mengklaim kembali meeting Anda adalah masalah kendala. Dalam pendekatan IPO untuk efektivitas meeting, kendala diwakili oleh kotak, atau parameter yang harus dioperasikan rapat. Kendala yang paling umum adalah waktu, tata ruang / tata ruang meeting, dan teknologi rapat. Kendala rapat sering salah dinilai atau tidak dipertimbangkan. Misalnya, ruang sempit yang panjang pasti akan menjadi kendala nyata jika Anda sebelumnya menentukan bahwa hasil Anda memerlukan nada proses meeting "kolaboratif". Ruangan yang sama ini benar-benar berfungsi untuk Anda, bukan melawan Anda seandainya Anda memutuskan bahwa hasil Anda membutuhkan nada proses meeting yang konklusif.
Pra-kerja, paket data, dan menerbitkan agenda sebelumnya adalah beberapa cara sederhana untuk mengakomodasi kendala dengan memanipulasi input. Banyak meeting gagal karena mereka ditakdirkan dari awal oleh kendala yang tidak dipertimbangkan. Sekali lagi, menentukan kendala yang akan memengaruhi meeting Anda akan menginformasikan proses dan masukan meeting Anda.
Harapkan konflik antara hasil yang Anda prioritaskan dan kendala yang akan memengaruhi meeting Anda. Ketegangan antara hasil dan kendala yang diinginkan baik. Ketegangan ini memaksa kita untuk berpikir kreatif tentang proses meeting yang paling efektif dan elegan.
4. Mendesain ulang proses meeting.
Pada titik ini dalam proses mendesain ulang, Anda harus memiliki: hasil yang jelas, nada rapat umum yang jelas, tujuan dan pemahaman yang jelas tentang kendala. Sekarang Anda perlu spesifik tentang bagaimana mendesain ulang proses meeting Anda untuk mencapai hasil tersebut dan mengakomodasi kendala Anda. Proses rapat pada dasarnya terdiri dari bagaimana Anda mengatur konten rapat, "apa" dan benar-benar melakukan rapat, "bagaimana". Pilihan Anda tentang bagaimana melakukan meeting harus mempertimbangkan sifat hubungan saat ini antara peserta dan langkah-langkah apa pun yang mungkin perlu Anda ambil untuk memengaruhi hubungan ini selama meeting. Dengan semua pekerjaan yang telah Anda lakukan, berpikir berbeda tentang proses meeting harus cukup intuitif. Agenda baru sekarang dalam rangka dan harus mencerminkan "apa" yang baru
Artikel berikutnya: "Memanfaatkan Rapat: Memfasilitasi Proses Rapat Anda Secara Efektif" akan didedikasikan khusus untuk melakukan meeting baru Anda yang lebih baik.
5. Tetapkan kembali input untuk rapat.
Apakah Anda menjalankan mobil Anda (proses) tanpa oli (input)? Semoga tidak. Ini juga berlaku untuk rapat. Agar proses rapat Anda yang baru didesain ulang berjalan lancar, proses baru itu akan membutuhkan input baru. Beberapa perubahan khas pada input yang mungkin dihasilkan dari pendesainan ulang meeting meliputi:
o Agenda baru, sering dikirim terlebih dahulu
o Catatan dan tindakan
rapat dari meeting sebelumnya
o Paket data dan atau informasi baru.
o Peserta baru
o Peralatan dan atau teknologi
meeting baru o Peran rapat baru ditetapkan untuk memfasilitasi proses meeting
o Tata letak ruang rapat baru
Mengubah peserta rapat dapat secara dramatis meningkatkan produktivitas dan rasa kepuasan secara keseluruhan dengan rapat. Ketika peserta rapat tidak tahu mengapa mereka ada di sana, tidak tahu mengapa orang lain ada di sana atau hanya terlibat dalam bagian-bagian dari meeting, mereka mempertanyakan fokus meeting. Dalam situasi yang tidak pasti ini beberapa peserta bereaksi dengan mundur dan menunggu meskipun mereka mungkin memiliki kontribusi penting untuk dilakukan. Di sisi lain, bagian lain dari peserta akan mengisi kekosongan dan memberikan kontribusi yang mungkin cenderung keluar jalur dan tidak sesuai dengan agenda. Perilaku ini mungkin merupakan gejala dari desain meeting yang buruk.
Pikirkan baik-baik peserta sebagai masukan dan bagaimana hubungan mereka satu sama lain mempengaruhi keseluruhan proses meeting dan hasil.
Jika input rapat tidak cukup puas memasuki rapat, Anda harus melakukan penyesuaian pada proses. Ini terutama berlaku untuk input seperti data dan kesiapsiagaan peserta. Jangan takut untuk menunda meeting jika input kritis ini tidak terpenuhi. Tindakan ini mengirimkan pesan yang jelas bahwa meeting itu penting dan tidak dapat diharapkan untuk mencapai hasil jika inputnya tidak ada. Penerapan cinta yang kuat dan bijaksana ini dapat membantu memutus siklus protokol meeting yang tidak produktif.
6. Fasilitasi meeting baru yang lebih efektif
Memfasilitasi meeting secara efektif adalah keterampilan yang dapat dipelajari. Dalam artikel selanjutnya, saya akan membahas perilaku, proses, alat, dan metode intervensi spesifik yang dapat Anda gunakan untuk melakukan meeting sempurna Anda dengan sempurna.
Ringkasan
Rapat sangat penting untuk organisasi "real-time" hari ini. Seringkali waktu, perilaku dan hasil meeting yang produktif dan tidak produktif dibangun oleh desain. Sayangnya, banyak meeting adalah urusan serampangan, dengan sedikit pemikiran ke depan, yang mengkonsumsi sebagian besar hari kerja tetapi tidak mencapai hasil yang diharapkan. Akibatnya, banyak orang di tempat kerja telah mengembangkan keengganan untuk rapat, menganggap mereka sebagai buang-buang waktu, suatu sikap yang sering menjadi pemuas diri. meeting yang dirancang dengan baik adalah proses sinergis yang akan menyatukan orang-orang kunci untuk mengangkat, mengatasi, dan memecahkan banyak masalah.
Namun, dengan menerapkan proses desain ulang meeting IPO, organisasi dapat membangun kesuksesan sejak awal. meeting yang dirancang dengan lebih baik memanfaatkan waktu yang dihabiskan dalam rapat dengan lebih produktif, dan banyak yang mendapati bahwa orang-orang mereka telah menjadi peserta dan kontributor yang lebih antusias.